Quando o cancelamento de notas é a alternativa correta?

O cancelamento de notas fiscais é uma prática corretiva que o lojista pode usar ao identificar um erro no documento. Só que nem sem sempre essa é a melhor opção ou até mesmo a mais indicada.

Para entender melhor em que circunstâncias o gestor deve cancelar uma nota e quais são suas outras opções, o Panorama Farmacêutico conversou com a assistente fiscal plena da Procfit, Priscila Carvalho.

Cancelamento de notas de acordo com o Ajuste SINIEF 07/05

Segundo Priscila, as condições que permitem o cancelamento de uma nota fiscal constam no Ajuste SINIEF 07/2005. “Em resumo, trata-se de um documento que só pode ser cancelado se estiver dentro das condições principais, que inclui não ter ocorrida a circulação da mercadoria ou a prestação de serviço. Além disso, não pode ter decorrido o período de tempo máximo da autorização de uso da nota fiscal do respectivo Estado. “O emitente poderá cancelar o documento no prazo máximo de 24 horas contadas do momento da autorização”, explica.

Dentre os principais motivos estão:

• Venda cancelada
• Desistência
• Cálculo incorreto
• Erros no preenchimento

Mas, segundo a assistente fiscal, existem opções ao cancelamento e, inclusive, situações em que ele não pode ser executado.

Fique atento ao prazo

Priscila ressalta que algumas UFs possuem regras próprias que permitem o cancelamento com prazo superior ao mencionado. “Por isso, é importante conhecer a realidade de sua região. Em São Paulo, por meio da Decisão Normativa 05/2019, por exemplo, é permitido o cancelamento extemporâneo em até 480 horas”.

Caso ocorra o pedido após os prazos regulamentares, a empresa pode ficar sujeita às seguintes penalidades:

• Falta de solicitação de cancelamento do documento eletrônico, quando exigido pela legislação: multa equivalente 10% do valor da operação ou prestação constante do documento
• Solicitação após o transcurso do prazo regulamentar: multa equivalente a 1% do valor da operação ou prestação constante do documento

Cancelamento, Carta Correção e quebras das sequências das notas fiscais

Priscila aponta que, antes de solicitar o cancelamento do documento fiscal, há a possibilidade de fazer a Carta Correção (CC-e). Trata-se de um evento previsto no Ajuste SINIEF 07/2005, permitindo corrigir informações no documento fiscal. Porém, nem todo campo é válido que se façam essas alterações, como por exemplo dados cadastrais, base de cálculo, alíquotas, valores e datas de entrada e saída.

“É importante ressaltar que o envio de uma nova carta de correção sempre substitui a anterior. Portanto, é necessário acrescentar os dados corretos efetuados nos documentos anteriores”, explica.

No caso de Quebra de Numeração é necessário fazer o Pedido de Inutilização de Número de NF-e (nota fiscal eletrônica). O salto de numeração acontece, na maioria das vezes, por uma falha no sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas. “Isso pode ocorrer quando o sistema de emissão sofre interrupções no momento de gerar uma nota, ou se a comunicação com a Secretaria da Fazenda (Sefaz) sofrer uma queda temporária, impedindo a finalização do processo”, afirma Priscila.

Ela destaca que, em situações como essa, o sistema pode pular para o próximo número disponível, deixando uma lacuna, sendo preciso realizar o pedido até o 10º dia do mês subsequente àquele em que ocorreu a quebra de sequência da numeração”, finaliza a especialista.