Como tornar sua gestão de compras mais eficiente?

A gestão de compras no varejo farmacêutico vem se tornando uma atribuição cada vez mais desafiadora para as pequenas e médias redes, em meio ao acirramento da concorrência.

Mas como otimizar esse processo? Qual o papel da tecnologia nessa tarefa tão corriqueira no dia a dia do gestor de farmácia? O Panorama Farmacêutico ouviu Oscar Ferauche, gerente de desenvolvimento da Cosmos Pro, unidade de negócios da Procfit, para entender o que o empreendedor deve levar em conta na hora de alinhar essa tarefa com a indústria ou distribuição, e como ferramentas podem desburocratizar esse processo.

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O be-a-bá para uma gestão de compras eficiente

Não faça nada de última hora

O velho ditado A pressa é inimiga da perfeição deve ser o mantra na administração de compras para a sua farmácia. “É necessário planejar suas compras, levando em conta a sua demanda atual e também alguns outros gatilhos sazonais, como a Black Friday. O objetivo é achar o equilíbrio entre ter itens suficientes e não sobressalentes”, indica.

Conheça o setor

O especialista também aponta que o ideal é cultivar um bom relacionamento com diferentes fornecedores, melhorando assim as possibilidades de negociação. “As condições acordadas impactam diretamente na lucratividade de sua farmácia”, destaca.

Uma boa negociação deve passar por pontos como desconto, bonificações, flexibilidade e possíveis extensões de prazo. “É importante contar com diferentes parceiros para diferentes necessidades. Por exemplo, cultive um bom relacionamento com aquele que vende mais barato, mas também com o que entrega mais rápido”, salienta.

Cuidado com as compras em lote

Outro alerta do gerente de desenvolvimento diz respeito às compras em lote, ou seja, a aquisição de grandes volumes de um mesmo produto. Apesar de as condições serem mais lucrativas, é necessário se ater à realidade do seu negócio.

“As compras em lote são mais econômicas, poupando tempo de negociação e otimizando os processos logísticos. Mas, por outro lado, caso o produto não tenha uma alta rotatividade, pode acabar encalhando em seu estoque”, alerta.

Tecnologia é aliada na gestão de compras

Segundo Ferauche, uma boa forma de facilitar todo o processo de gestão de compras passa pelo auxílio da tecnologia. Uma das hipóteses de uso é a automação dessa atividade.

“A automação nos processos de compras permite que as farmácias realizem suas operações de forma mais eficiente e com ganho de tempo. Dentro do Cosmos Pro, por exemplo, contamos com a ferramenta Minha Melhor Compra”, comenta.

A tecnologia viabiliza a redução de erros humanos; a integração com sistemas de ERP, que dispara os pedidos de acordo com as necessidades identificadas; e a possibilidade de gerar relatórios indicando possíveis gargalos no processo.

“Além disso, as ferramentas podem fazer um monitoramento contínuo dos preços, o que possibilita que seu negócio mantenha a competitividade mesmo nos momentos de flutuação”, completa.