Softwares podem lapidar gestão de processos

A gestão de processos é uma etapa primordial para o sucesso das operações da farmácia. Na área de recursos humanos, por exemplo, mesmo com a grande rotatividade da equipe – característica comum no segmento – a manutenção de procedimentos bem estabelecidos garante sinergia entre os colaboradores e os resultados esperados pela alta direção.

Para fazer com que esses processos sejam respeitados e divulgados, a tecnologia assume papel de protagonismo. E o setor é um dos que vive uma transformação mais acentuada nesse contexto. “Antes, as farmácias usavam muito papel e parte considerável das informações se perdia no caminho, com ausência de controle sobre o cumprimento do fluxo de trabalho”, ressalta Filipe Costa, coordenador de desenvolvimento da Procfit.

Gestão de processos apoiada em tecnologia

Para exemplificar os ganhos do uso de tecnologias como o Cosmos Pro para a gestão de projetos, Costa lembra de um caso em que atuou. “Um cliente nosso nos procurou para ajudar a dinamizar o registro de desvios de conduta dos colaboradores”, conta.

Segundo o especialista, esse era um trâmite burocrático e que surtia pouco resultado. “Anteriormente, o gerente precisava preencher um formulário que levava até duas semanas para chegar ao centro administrativo da rede. Só então a área de RH iria analisar a necessidade de advertência. Quando voltava o feedback ao colaborador, ele nem lembrava mais o que tinha feito de errado. E para completar, não havia nenhum histórico para controlar eventuais reincidências”, afirma.

“Concebemos um formulário digital que, ao ser preenchido, disparava automaticamente uma notificação solicitando a análise do RH. Algo que levava mais de duas semanas passou a ser feito no mesmo dia”, completa.

Especialista alerta para o bom uso da tecnologia

Mas os softwares, por si só, não fazem milagre. “A automatização acelera os ganhos, mas também as perdas, caso o procedimento não seja o mais correto”, alerta. Por isso, Costa aconselha que o gestor faça um raio-X de sua operação antes de modernizá-la.

“A empresa precisa começar por mapear os processos vigentes. Se isso não for feito, qualquer melhoria não passará de uma ‘tentativa e erro’. Como o mercado farma é muito competitivo, errar custa caro. Por isso, quanto mais detalhado for esse mapeamento, mais eficientes serão os resultados”, finaliza.